Di dlog ini
sekarang gue mau nulis cara buat bikin Mail Merge
Nah ya Mail Merge
itu artinya sebagai
penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih
luas nya mail merge merupakan salah satu aplikasi dari
Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar.
Cara pembuatannya itu kalo menurut gue sih di Microsoft Word 2007 itu lebih
gampang daripada dari Microsoft Word 2003. Disini gue Cuma ngejelasin tata cara
embuatan Mail Merge Microsoft Word 2007. Di bawah ini adalah tampilan menu
pada Ms.Word 2007.
Kemudian
setelah memilih menu Mailings, pilih Icon Start Mail Merge.
Langkah-langkah membuat Mail Merge dengan Ms.Word 2007:
1. Buat Dokumen Induk/Surat Induk (master), seperti di
bawah ini :
Berupa
contoh surat seperti dibawah ini, yang akan dibuat mail merge,
pada Alamat :
PT. CIYUS MIAPAH
JL.Patah Hati No.13 Hancur Hati
No.
:
Lamp
:
Hal
:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu
2. Membuat Dokumen Sumber Data (Data Source)
Setelah membuat Dokumen induk, buat dokumen sumber
data, dengan langkah sebagai berikut :
a) Pilih menu
pada tab Mailings
b) Pilih Icon
dengan tulisan Start Mail Merge :
c) Klik anak panah ke bawah, kemudian
pilih menu Step by step Mail Merge Wizard , adapun tampilannya
sebagai berikut :
d) Kemudian
muncul kotak dialog Mail Merge, yang terletak pada posisi sebelah
kanan,Kemudian lakukan langkah dari step 1 hingga step 3, dengan
uraian sebagai berikut :
1) Step 1,pada Select document type,pilih letters,
kemudian klik next
2) Step 2, teruskan langkah tersebut,sehingga muncul Select
starting document,pilih Use the current document,
kemudian klik next
3) Step 3,teruskan langkah tersebut,sehingga muncul Select
recipients,pilih Type a new list, kemudian klik
next, kemudian akan muncul kotak dialog new address list,
4) Nah pada tahap ini, kalian sudah berada
pada kotak dialog new address list, Kemudian pilih dan klik tab
customize columns/customs address list yang digunakan untuk
mengubah data yang akan kita masukkan atau membuat field baru, contohnya nama,
alamat dan kota. Setelah selesai mengubah data klik OK
Gambar
Sehingga
kalau sudah memilih customize columns, akan muncul kotak customs address list,
nah disini kalian bisa menambah field dengan pilih add atau mengganti field dengan
rename, sehingga tampilannya sebagai berikut :
Gambar
Dan pada
tampilan diatas fieldnya terdiri dari title sampai e-mail address hapus field
tersebut dengan delete, dan lakukan input data dengan memilih add,
sehingga tampilannya sebagai berikut :
Gambar
Akhiri
dengan klik tab OK, sehingga akan muncul New Address List, kemudian
lakukan input data seperti tampilan dibawah dan untuk menambah
record klik New Entry. Setelah selesai akhiri dengan klik OK.
Gambar
5) Lanjutkan dengan mengisi data pada nama, alamat
dan kota yang sudah tampil pada New Address List. Dengan
data sebagai berikut :
|
Nama
|
Alamat
|
Kota
|
|
Rina
|
Jl.Mawar
12
|
Semarang
|
|
Dina
|
Jl.Kenanga
7
|
Yogyakarta
|
|
Tina
|
Jl.Merbabu
1
|
Surabaya
|
Kemudian
akhiri pengisian data dengan klik OK
6) Setelah mengklik OK, maka otomatis
pengisian data akan diakhiri dengan muncul kotak dialog Save Address List,
kemudian beri nama untuk menyimpan data tersebut dengan nama Data undangan,
akhiri dengan OK.
7) Untuk mengedit data, lakukan dengan
memilih Edit recipient list, sehingga tampilannya sebagai berikut :
Gambar
3. Penggabungan Dokumen Induk dengan Sumber Data,dengan
langkah :
a) Letakkan kursor pada baris yang akan disisipkan field
sumber data
b) Klik Icon Insert Merge Field, kemudian
masukkan Data Source atau pilih nama field yang akan disisipkan
c) Contoh (<<Nama>>,<<Alamat>>,<<Kota>>),
dengan cara :
Pada Kotak
dialog Insert Merge Field, Klik <<Nama>>,
kemudian klik Insert, Klik Close, lakukan langkah
tersebut sampai proses penyisipan selesai.
Gambar
4. Menampilkan Tulisan Data Mail merge pada Dokumen
Induk.
a) Perhatikan Menu pada tab Mailings,
b) Kemudian klik Icon Preview Results
c) Dan untuk menampilkan data berikut-nya, gunakan icon
record, tanda panah kanan dan kiri, hasilnya sebagai berikut :
PT. CIYUS MIAPAH
JL.Patah Hati No.13 Hancur Hati
No.
:
Lamp
:
Hal :
Kepada Yth.
Bapak/Ibu
«Nama»
«Alamat»
«Kota»
